Transaktionen scheitern selten daran, dass niemand einen Vertrag entwerfen kann. Sie scheitern, stocken oder werden teuer, weil die Ausführungsstränge nicht koordiniert sind.
Das Signing-Datum ist absehbar. Die Closing-Mechanik wird oft unterschätzt. Gelder müssen fließen. Banken müssen zustimmen. KYC muss abgeschlossen sein. Vollzugsbedingungen (Conditions Precedent) müssen nachgewiesen werden. Verwaltungsratsbeschlüsse müssen unterzeichnet sein. Die Buchhaltungsteams müssen wissen, wie die Transaktion zu verbuchen ist. Regulatorische Fragen müssen unter Umständen geklärt werden, bevor Geld den Besitzer wechselt.
Eine Schweizer Transaktion ist daher nicht nur ein rechtlicher Prozess. Es ist ein Ausführungsprozess.
Signing und Closing sind unterschiedliche Disziplinen
Das Signing bestätigt die Einigung. Das Closing setzt sie um.
Zwischen beidem müssen die Parteien in der Regel Vollzugsbedingungen erfüllen, Zahlungsmechanismen vorbereiten, Genehmigungen einholen, Dokumentationen sammeln und bestätigen, dass die Transaktion abgewickelt werden kann.
Ein strukturierter Closing-Prozess trennt:
- rechtliche Dokumentation;
- gesellschaftsrechtliche Genehmigungen;
- Bank- und Zahlungsströme;
- regulatorische oder AML-Prüfungen (Geldwäscherei);
- buchhalterische und steuerliche Übergabe;
- Verpflichtungen nach dem Closing.
Wenn diese Stränge separat und ohne zentralen Überblick verwaltet werden, wird das Closing-Datum hinfällig.
Vollzugsbedingungen sind der operative Plan
Vollzugsbedingungen (Conditions Precedent) sind nicht nur Rechtsklauseln. Sie sind ein Arbeitsplan.
Jede Bedingung sollte Folgendes haben:
- einen Verantwortlichen;
- eine Frist;
- erforderliche Nachweise für die Erfüllung;
- einen Überprüfungsprozess;
- einen Eskalationspfad bei Verzögerungen.
Typische Bedingungen können Verwaltungsratsbeschlüsse, Zustimmungen Dritter, Bankbestätigungen, regulatorische Freigaben, Finanzierungsbestätigungen, die Aushändigung von Gesellschaftsdokumenten oder die Bestätigung, dass keine wesentlichen nachteiligen Veränderungen (No Material Adverse Change) vorliegen, sein.
Je früher die Liste der Bedingungen in einen praktischen Tracker umgewandelt wird, desto weniger Überraschungen gibt es in der letzten Woche.
KYC und Mittelherkunft können alles verzögern
KYC ist oft der am meisten unterschätzte Teil der Transaktionsausführung.
Schweizer Banken und professionelle Intermediäre müssen in der Regel verstehen, wer hinter der Transaktion steht, woher die Mittel stammen, wie die Zahlung geleitet wird und ob Sanktionen, PEP- oder AML-Bedenken bestehen.
Für internationale Käufer, Verkäufer oder Investoren sollte ein Transaktions-KYC-Dossier erstellt werden, bevor der Zeitdruck vor dem Closing beginnt.
Es kann Folgendes umfassen:
- Strukturdiagramm der Eigentumsverhältnisse;
- Dokumente zu den wirtschaftlich berechtigten Personen;
- Erläuterung der Mittelherkunft (Source of Funds);
- Bankauszüge oder Transaktionsbelege;
- gesellschaftsrechtliche Genehmigungen;
- Identitätsnachweise;
- Hintergrundinformationen zur Geschäftstätigkeit;
- wirtschaftlicher Hintergrund der Transaktion.
Wenn die Bank dies am Tag des Closings zum ersten Mal sieht, findet die Transaktion möglicherweise nicht statt.
Escrow und Zahlungsfluss benötigen eine Choreografie
Eine Zahlungsklausel ist nicht dasselbe wie ein ausführbarer Zahlungsfluss.
Die Parteien sollten wissen:
- von welchem Konto die Gelder gesendet werden;
- welches Konto die Gelder empfängt;
- wer die Freigabe autorisiert;
- ob ein Treuhandkonto (Escrow) verwendet wird;
- welche Dokumente die Freigabe auslösen;
- ob Annahmeschlusszeiten (Cut-off Times) gelten;
- ob eine Währungsumrechnung erforderlich ist;
- ob Korrespondenzbanken den Transfer verzögern könnten.
Bei grenzüberschreitenden Transaktionen kann eine eintägige Bankverzögerung vertragliche Fristen, Bewertungsmechanismen oder das Vertrauen zwischen den Parteien beeinträchtigen.
Ein Escrow kann nützlich sein, muss aber sorgfältig konzipiert werden. Er beseitigt nicht das Ausführungsrisiko, sondern verlagert es in eine kontrollierte Abwicklungsstruktur.
Gesellschaftsrechtliche Genehmigungen und Zeichnungsberechtigung
Schweizer Gesellschaften handeln durch ihre bevollmächtigten Organe und Zeichnungsberechtigten. Transaktionsteams sollten frühzeitig klären:
- wer das Unternehmen binden kann;
- ob Einzel- oder Kollektivunterschriften vorliegen;
- welche Verwaltungsratsbeschlüsse erforderlich sind;
- ob Zirkularbeschlüsse zulässig sind;
- ob eine notarielle Mitwirkung erforderlich ist;
- ob Handelsregisteranmeldungen ausgelöst werden.
Diese Punkte mögen administrativ erscheinen. Sie werden jedoch kritisch, wenn eine fehlende Unterschrift eine Zahlung oder eine Anmeldung blockiert.
Regulatorische und branchenspezifische Prüfungen
Einige Transaktionen erfordern eine regulatorische oder branchenspezifische Analyse. Je nach Sachverhalt kann dies AML-Erwägungen, FINMA-relevante Fragen, Sanktionsprüfungen, Fusionskontrolle, Branchenbewilligungen oder Immobilienbeschränkungen im Rahmen des BewG / Lex Koller umfassen.
Nicht jede Transaktion erfordert eine solche Prüfung. Aber die Frage sollte frühzeitig gestellt werden. Ein spätes regulatorisches Problem ist eines der teuersten Probleme bei einer Transaktion.
Buchhalterische Übergabe nach dem Closing
Der Arbeitsstrang Buchhaltung erhält vor dem Closing oft zu wenig Aufmerksamkeit.
Nach dem Closing muss die Transaktion in den Büchern abgebildet werden. Dies kann Folgendes beinhalten:
- Kaufpreisallokation (Purchase Price Allocation);
- Behandlung von Escrow-Beträgen;
- Anpassungen des Betriebskapitals (Working Capital Adjustments);
- Aktionärsdarlehen;
- Intercompany-Salden;
- Übertragung von Lieferanten- und Kundenverträgen;
- Auswirkungen auf die Mehrwertsteuer oder Lohnbuchhaltung;
- Eröffnungsbilanz oder Berichterstattung nach dem Closing.
Wenn die Buchhaltung nicht vor dem Closing einbezogen wird, wird der erste Monat nach dem Abschluss zu einer Korrekturübung.
Praktische Checkliste für das Closing
Ein disziplinierter Schweizer Closing-Prozess sollte Folgendes umfassen:
- Closing-Tracker mit Verantwortlichen und Terminen;
- Vollzugsbedingungen, die in Nachweisanforderungen umgewandelt wurden;
- frühzeitig vorbereitetes KYC- und Mittelherkunftsdossier;
- vor dem Closing-Tag getesteter Zahlungsfluss;
- dokumentierte Escrow- oder Abwicklungsmechanismen;
- bestätigte Verwaltungsratsbeschlüsse und Zeichnungsberechtigungen;
- regulatorische Fragen, die nach Möglichkeit vor dem Signing geprüft wurden;
- vor dem Abschluss vorbereitete buchhalterische Übergabe;
- zugewiesene Verpflichtungen nach dem Closing.
Wo ILFP typischerweise unterstützt
ILFP unterstützt Transaktionen, bei denen Schweizer rechtliche, regulatorische, buchhalterische und operative Stränge koordiniert werden müssen.
Dies kann die Prüfung der Transaktionsbereitschaft, die Koordination von Schweizer Verwaltungsratsbeschlüssen, KYC- und Bankunterstützung, die Planung von Escrow- und Zahlungsflüssen, das Tracking von Vollzugsbedingungen, die buchhalterische Übergabe und die Umsetzung nach dem Closing umfassen.
ILFP ersetzt keine Transaktionsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Die Rolle besteht darin, die Ausführungsstränge so zu verbinden, dass die Transaktion von den unterzeichneten Dokumenten zur vollständigen Umsetzung gelangen kann.
Nächster Schritt
Wenn Sie eine Schweizer Transaktion vorbereiten oder vor dem Closing mit Reibungsverlusten bei der Ausführung konfrontiert sind, kann ein Transaction Brief eine praktische erste Überprüfung des Koordinationspfades bieten.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Beurteilung des Einzelfalls.